Comment créer un groupe d'astronomie en Haiti

L'astronomie amateur, et même professionnelle, se porte mieux quand une communauté toute entière s'y adonne. D'ailleurs, c'est la raison d'être de la Société Haitienne d'Astronomie (SHA), i.e. créer une communauté d'astronomes capable d'interagir tant bien nationalement qu'internationalement.

Forts de nos expériences à travèrs notre milieu (Deschapelles, Lathan, Tabarre, etc.), nous présentons ici quelques points importants, non exclusifs ni limitatifs, à prendre en compte pour créer un club d'astronomie dans notre réseau.

Cette article est particulièrement dediée à l'”Inivèsite Popilè Ayiti”, en perspective pour créer un club d'astronomie; au Club d'Astronomie de Tabarre en pleine vitesse de croisière dans un milieu difficile; au Club les Arpenteurs de l'Espace, de la Vallée de Jacmel, cherchant encore sa voie. Elle est aussi dediée aux experiences passées dans cette activité, particulièrement au Club d'Astronomie des Nippes, trop virtuèl et ephémère, au Club Supernova de Lathan, à très courte durée de vie, et surtout au Club des Jeunes en Astronomie de Deschapelles, actuellement démobilisé mais ayant survecu 2 ans, avec des rencontres en face-à-face mémorables dans la vallée de l'Artibonite, tout au début de la SHA

La SHA, enrregistrée au Ministère des Affaires Sociales d'Haiti, donne une couverture pour ces clubs d'astronomie.

Un groupe de personnes, jeunes ou non, peuvent décider de se rassembler pour créer un club d'astronomie, cependant il est fortement recommandé qu'ils soient dans la même localité, voisins éloignés ou pas (voisins tout de meme!); ceci est important pour garantir le maintien des activités de groupe et le choix d'un Quartier General (QG ou HQ en anglais).

Ce QG pourra être, par exemple, une institution scolaire autorisant le groupe à se reunir dans une salle de classe et sur la cour. Il peut tout aussi agir d'un local privé ou public après l'autorisation des personnes concernées (propriété d'un membre du groupe, la mairie, autre association culturelle ou religieuse, etc). Le club s'adaptera au local en question pour les meubles et équipements nécessaires si ceux-ci ne sont pas d'emblée disponibles.

Un nom évocateur d'astronomie et/ou de la zone pourra être choisi comme nom direct du club, avec le sigle et le logo appropriés. Il n'est pas nécessaire, ni recommandé, de mentionner les noms de la SHA ou de l'Union Astronomique Internationale (UAI) ou l'un de ses bureaux (OAO, OAD, OAE) dans le nom ou le sigle du club.

Un Comité Directeur devra prendre en charge la responsabilité du club. Le nombre de ses membres seront impairs pour aider aux prises de décision par vote, si cela s'avèrerait nécessaire dans certaines circonstances. Il est cependant recommandé d'avoir au moins 3 membres, et idéalement pas plus que cela si ces membres sont réellement actifs et devoués à la cause de la science. Ils auront le titre et le rôle de “Président”, “Secrétaire” & “Trésorier”.

Leurs rôles seront comme suit, avec certainement des intersections de rôles et une complémentarité obligatoire:

Président: coordination et supervision des autres membres, gestion des conflits au sein du groupe, principal contact national et international pour le club, Garant du respect des objectifs et règlements internes, responsable de toutes les activités du club, responsable directe des projets et programmes du club, co-signataire (avec les 2 autres membres) des contrats et engagements, regard constant sur tous les registres et documents officiels du groupe, Prise de décision finale et dernier recours s'il y eut option de recours aux votes

Trésorier: politique de collecte et de gestion des fonds (en accord avec les Règlements Internes), gestion du Registres des Cotisation et Dépenses, organistion d'activités de relevées de fonds, co-signataire (avec les 2 autres membres) des contrats et engagements, jouer aussi le rôle de conseiller,

Secrétaire: gestion directe des registres et documents officiels du club, gestion du courrier en ligne et hors ligne, animateur et gestion des reseaux sociaux, gestion des rencontres en face-à-face et présentiels du club, co-signataire (avec les 2 autres membres) des contrats et engagements, jouer aussi le rôle de conseiller, gestion du materiel acquis, gestion directe des Registres d'Enrregistrement de Membres, Registres des Rencontres & Activités et Registres de Commentaires des Visiteurs, gestion indirecte du Registres des Cotisation et Dépenses, Preparation du Rapport d'Activités

Le Comité se chargera de rédiger les Règlements Internes du club, instrument nécessaire et déja mentionné dans ce texte.

Des registres, comme notifié dans la section des rôles des membres du Comité Directeur, doivent être établis des le depart dans un soucis de transparence et d'archivage. Il s'agira de cahiers simples, mais bien entretenus.

Il s'agira d'au moins:

• Registres des Cotisation et Dépenses

• Registres d'Enrregistrement de Membres

• Registres des Rencontres & Activités

• Registres de Commentaires des Visiteurs

Il faudra par la suite enrregistrer le club sur le réseau de la SHA en remplisant le formulaire en ligne: https://haitiastronomie.blogspot.com/p/formulaire-denregistrement-de-groupe.html

Dans un délai d'une semaine environ, la SHA contactera le ou les responsables du club, une lettre et un certificat avec matricule SHA seront envoyés au groupe. Dans la mesure du possible, dépendant de la position géographique du groupe, la SHA rendra visite au club et une formation initiale théorique ou pratique pourrait avoir lieu.

Il est important ici de rappeler qu'être dans le réseau de la SHA ne limite en rien les activités innovatrices du club. Une autonomie certaine est garantie pour des contacts en dehors de nous, des levées de fonds ou des projets d'astronomie non obligatoirement liés à la SHA. Cependant une partage d'informations bilaterales sera importante.

Dans notre milieu Haitien, il est clair que la plupart des clubs ne seront pas bien équipés idéalement pour toutes activités astronomiques. C'est progressivement, à la lueur de cotisations internes et externes, de levées de fonds et de projets, qu'un minimum pourra être obtenu. La SHA pourra assister à toutes ces démarches.

Cependant des activités doivent être maintenues pour la survie du club. Nous entendons par là des activités non-virtuelles, i.e. en face-à-face, telles que:

• Lecture de groupe

• Traduction de groupe

• Visite des écoles primaires de la localité

• Invitation de personnalités scientifiques

• Participation au commentaires en ligne

• Mini-Rencontres d'observation du ciel a l'oeil nu et astro-photographie avec smartphone

Celles-ci ne sont qu'indicatives et non limitatives.

L'activité virtuelle, non prioritaire, est seulement en support au groupe, à travers les réseaux sociaux ou sites Internet. Par expérience, nous recommandons les groupes via WhatsApp, Facebook et Discord. Une focalisation sur le virtuel préférentiellement entrainera un effectif de membres demeurant de plus en plus éloignés et ne pouvant plus venir aux rencontres face-à-face. Les membres éloignés ne sont pas à exclure catégoriquement: dans certaines circonstances, un membre voisin limitrophe pourrait avoir démenagé, ou encore un autre membre pourrait aller en vacances; mais une majorité de membres éloignés géographiquement commencerait à sonner la mort du club.

Il faut aussi penser aux portes d'entrée et de sortie du club: promotion dans la localité pour attirer de nouveaux membres, important pour compenser la sortie naturelle des anciens membres (démission, sanctions, emmigration, manque de temps, désinteret, démotivation, maladie, déces, etc.).

Nous vous invitons donc, si vous etes intéressés à l'astronomie, à prendre en condideration ces differentes etapes pour constituer votre communauté d'astronomes amateurs encadrés par la SHA (et aussi optionnellement membres de cette association.)